Digital Asset Management (DAM)

Ein Digital Asset Management (DAM) beschreibt das gesamte Management, also die Speicherung, Verwaltung und Beschriftung, von unterschiedlichen Medieninhalten. Solche Medien können Bilder, Grafiken, Texte, Videos, Layouts oder andere Multimedia-Inhalte sein. Das Management erfolgt zentral und gesammelt in einem System, das durch Metadaten und Auszeichnungen strukturiert wird.

Wie funktioniert ein Digital Asset Management?

Die Basis eines solchen Digital Asset Managements bildet meist ein Content Management System (CMS), das die richtige Format-Abspeicherung übernimmt. Schließlich werden die Dateien nach unterschiedlichen Kriterien in das System eingepflegt und abgespeichert. Videos oder Audioaufnahmen werden dabei beispielsweise aufgrund ihrer Laufzeit in Minuten in das System integriert. Aufgrund der Kriterien und Strukturen ergibt sich schließlich eine Metastruktur, die es ermöglicht Inhalte einfach und schnell wiederfinden zu können.

Die Katalogisierung der Daten in einem Digital Asset Management

Durch diverse Metadaten, also Beschreibungen, werden die Dateien unterschieden und in leichter Handhabung vom Nutzer wieder gefunden. Zu diesen Metadaten zählen unter anderem auch Informationen wie Rechte und Lizenzen, die die Nutzererlaubnis definieren.

Was ist ein Digital Asset?

Multimedia-Dateien werden erst dann zum Digitalen Asset, wenn ein direkter Wert für das Unternehmen besteht. Das können auch Inhalte sein, die nicht direkt das Geschäftsmodell beeinflussen und in Verwendung sind.

Inhalte, die das Corporate Design betreffen, egal ob Text oder Bild, gehören ebenfalls zum Digital Asset, da sie einen großen Wert für das Unternehmen darstellen. Der Wert muss jedoch kein großer sein, es reicht bereits, wenn die Dateien lediglich für Workflows oder nur im Bereich der Mitarbeiter genutzt wird. Der Vorteil eines Digital Asset Management ist, dass jede Datei, die in irgendeiner Weise mit dem Unternehmen in Verbindung gebracht wurde wieder für jeden verfügbar und auffindbar ist.

 

Schnittstellen und Suchalgorithmen

Um die gespeicherten Dateien wiederfinden zu können sollte die Suchtechnologie möglichst alle wichtigen Aspekte für das Unternehmen abdecken. Das können Schlagwörter, Attribute, Formate und Metadaten sein. Umso raffinierter die Suchtechnologie, desto größer ist der Wert des Digital Asset Managements für das Unternehmen. Aber nicht nur die Technologie, sondern auch die Datenbank und eine ausreichende Rechnerleistung sind Voraussetzung für ein hochwertiges Digital Asset Management.

Ein Beispiel für die Verwendung des DAM

Bilder werden von einer Agentur hochauflösend im Format .jpeg, .png oder .psd abgespeichert. Jedes Bild wird nun klar beschriftet: Urheber, Erstellungszeit und Ort, Größe, Speicherbedarf, Abgebildetes und Personen (als Beispiel). Diese Beschriftungen, also Metadaten, sind später essentiell für die Suche. Wurde das gewünschte Bild nun gefunden kann es direkt aus dem Digital Asset Management System entnommen werden um es verwenden zu können. Auch über die rechtlichen Einschränkungen weiß der Mitarbeiter dank dem Lizenz- und Nutzungs-Vermerk.

Die Bedeutung von DAM für das Online Marketing

Ein DAM-System spart vor allem eines: Zeit. Ein langes Suchen nach Medieninhalten und deren Zulassungen und Rechten wird durch das Management erspart. Natürlich rechnet sich ein solches System erst ab einer gewissen Unternehmensgröße, ausgenommen Verlage, Fotoagenturen oder Redaktionen, da es auch eine Investition darstellt. Falls diese Voraussetzungen gegeben sind kann sich ein Digital Asset Management aber in jedem Fall auszahlen.

Vorteile eines Digital Asset Management

  • Inhalte können schneller gefunden und bereitgestellt werden

Spezielle Suchfunktionen helfen dabei, die benötigten Dateien schnell und einfach finden zu können. Auch eine weitere Eingrenzung durch Kategorien und Filter können die Suche weiter eingrenzen um die gewünschte Datei schnell anzeigen zu lassen. Daher sollten die Metadaten immer sorgfältig und genau gepflegt werden.

  • Workflows können individuell gestaltet werden

Für optimierte Workflows können in einem Digital Asset Management Kollektionen zusammengesetzt werden. Diese Kollektionen, bestehend aus diversen zusammengehörigen Mediendateien, können schließlich an spezielle Teams freigegeben werden. Dies erleichtert den Arbeitsalltag und unterstützt Prozesse.

  • Schnelle und einfache Freigabe diverser Mediendateien

Digital Asset Management stellt eine schnelle und einfache Freigabe von Mediendateien dar. Zudem kann die Freigabe diverser Inhalte auch auf lediglich ausgewählte Nutzer erfolgen.

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