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Hinter allem steckt Web-to-Print – vom Druckauftrag zum Marketingportal

Gedruckte Werbemittel gehören nach wie vor zu den beliebtesten Werbemaßnahmen. Händler, Vermittler, Handwerker und Verkäufer haben alle gerne was in der Hand, das sie im Beratungsgespräch ihren Kunden zeigen können. Wenn Marken ihren Absatzpartnern einheitliche und individualisierbare Printwerbemittel zentral zur Verfügung stellen, steckt zumindest ein Web-to-Print-System als technologische Basis dahinter. Marketingportale gehen mit ihren Services noch einige Schritte weiter.

Einige Fakten zu Web-to-Print

Zum Printprodukt per Mausklick: Web-to-Print bezeichnet die Erstellung eines Druckauftrags über das Internet.

Das heißt, Sie greifen als Besteller 24/7 online in einer Art Webshop auf Druckvorlagen zu, um diese online zu editieren. Die druckfähige PDF-Datei übermitteln sie direkt an die Produktion oder rufen sie später wieder ab. Der Clou: Zeitraubende Zwischenstationen der üblichen, manuellen Abwicklung der Aufträge entfallen.

Im Zuge der Verbreitung des Internets ging es Ende der 80er und Anfang der 90er Jahre richtig los: Erste Anwendungen wurden programmiert, um Druckvorlagen (z. B. Visitenkarten) auf Webservern zur Verfügung zu stellen. Diese konnten die Besteller mit ihren Daten (z. B. der Adresse) im Browser editieren bzw. füllen.

Web-to-Print-Systeme erinnern an Webshops: Auswählen, Prüfen, Bestellen. Vielleicht haben Sie in diesem Zusammenhang bereits von „geschlossenen“ und „offenen“ Systemen gehört. Ersteres ist nur definierten Nutzern zugänglich. Das können Mitarbeiter und Geschäftskunden eines Unternehmens sein, die darüber Druckunterlagen wie zum Beispiel Visitenkarten oder Beratungsunterlagen ordern. Ein offenes System ist für alle Internetnutzer zugänglich. Sie kennen sicher die Fotoservices, bei denen Sie Ihre Bilder online hochladen und nach ein paar Tagen damit versehenes Produkt in der Hand halten.

Die Drucksachen stellt meist der Anbieter des Systems als standardisiertes Template zur Verfügung.

Was ist ein Template?

Template aus dem Englischen heißt Vorlage oder Schablone, und in diesem Kontext: Druckvorlage.

Sie stehen dem Nutzer im Web-to-Print-System zur Verfügung – zum Bearbeiten, zum Download und zur Bestellung von Druckerzeugnissen. Die Produkte sind meist, hinsichtlich Papierformat, Gestaltung, Farben, standardisiert. Die Vorlagen lassen sich je nach ihrer Konfiguration in einem Editor individualisieren. Sind die Vorlagen bearbeitbar, enthalten sie neben fixen auch variable Elemente. Das sind veränderbare Bausteine wie Texte und Bilder.

Diese fließen bei einer programmierten Verknüpfung mit einer Datenbank automatisch an definierten Stellen ein. Beispielsweise die Adressdaten aus einem Benutzerkonto oder die Produktdaten aus einem Warenwirtschaftssystem. Das Layout verändert sich dadurch nicht.

Die am Ende automatisch erstellte druckfähige PDF-Datei gelangt mit der Bestellung zu einem angeschlossenen Druckdienstleister, der die gewünschte Auflage produziert.

Web-to-Print als Prozess

Die Erstellung der Druckvorlage durch den Nutzer „per Mausklick“ ist meist nur der erste von vielen Schritten eines automatisierten Prozesses.

Nach dem Dateitransfer geht es weiter mit angeschlossenen Services: Datenprüfung (engl. Prefligt), Freigabe, Bearbeitung, Kalkulation, Bestellung, Lieferung und Faktura… – je nachdem, wie weit sich der Service des Systembetreibers erstreckt. Einkauf, Produktion und Produktionsabwicklung laufen im Hintergrund des Bestellablaufs. Von diesen Leistungen sollten die Nutzer nur soviel mitbekommen wie nötig, bevor sie ihre Druckerzeugnisse erhalten.

Marketingportale entwickeln Web-to-Print-Systeme weiter

Marketingportale nutzen Web-to-Print Systeme, um ihren Nutzern individualisierte Printwerbemittel zur Verfügung zu stellen. Dabei gehen sie aber noch weiter: Teil der automatischen Abwicklung ist die Mediaschaltung, zum Beispiel für Direktmailings und Großplakate. So gelangen die individualisierten Großplakate zur richtigen Zeit an die gewünschte Stellfläche.

Für die lokale Markenführung großer Marken bedeutet dies:  Der Absatzpartner bucht in einem Marketingportal sein individualisiertes Plakat mit attraktivem Marken-Motiv für Stellflächen an seinem Standort.

Auswertung und  Kredit-/Werbepunktesysteme sind weitere Funktionen. Sie runden Systeme ab, die über die Kernfunktion Web-to-Print hinausweisen.

Übrigens: Nach dem Prinzip Web-to-Print lassen sich auch fast alle anderen individualisierbaren Werbemaßnahmen ordern, die nicht aus Papier sind, wie Sportartikel und Fahrzeugbeschriftung.

 

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