Blogartikel zum Thema Prozesskosten von marcapo

Prozesskosten reduzieren mittels Marketing-Service-Portal

Ein Ziel der Digitalisierung der lokalen Markenführung ist die Optimierung vorhandener Prozesse und damit eine Senkung der Prozesskosten. Das Marketing-Service-Portal ist das technische Kernstück digitaler lokaler Markenführung.

Unter digitaler lokaler Markenführung verstehen wir die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, die bislang manuell und analog abgewickelt wurden, wie etwa Werbemaßnahmen individualisieren, Medien schalten und Werbekostenzuschüsse vergeben.

Welche Probleme und Kosten entstehen bei einer primär manuellen Abwicklung von Prozessen im Marketing-Ressource-Management, welche bei einer Digitalisierung dieser Prozesse?

Die wichtigsten Prozessschritte und deren vermeidbare Aufwände

Die angegebenen Prozessschritte beziehen sich auf einen Prozess zur Adaption eines individuellen Werbemittels inklusive Mediaschaltung für einen lokalen Absatzpartner – ohne Einsatz eines Marketing-Management-Systems. Fallbeispiel: Schaltung mehrerer individueller Großplakate (Teambild, Logo, Texte) im Rahmen einer Produktkampagne (Produktbild) für einen „Aktionstag am Wochenende.“

  • Eingehende Bestellungen prüfen. Die Marketingabteilung prüft die Vollständigkeit der Angaben. Zudem, ob die benötigten individuellen Elemente vorhanden sind (z. B. Logo). Es entstehen Schleifen bei unklaren Angaben oder wenn Bilder oder Logos nicht (in ausreichender) Qualität vorliegen.
  • Werbemittel adaptieren. Vorausgesetzt, es gibt bereits Vorlagen, ist dieser Schritt weniger zeitaufwendig. Ansonsten sind die Aufwände für kreative Arbeitsschritte wie dieser schwer abschätzbar.
  • Mediadaten anfragen. In der Regel sind Dienstleister bereits vorhanden. Eine komplett neue Lieferantenauswahl vorzunehmen, sprengt dagegen diesen Prozess.
  • Interne Prüfung. Prüfung der CD-Vorgaben, Lektorat und Prüfung der Lizenzrechte bei Bildern. Ggf. ist hier eine Korrekturschleife notwendig.
  • Externe Abstimmung. Die Abstimmung mit dem Absatzpartner und dessen externe Freigabe erfordern zumeist einiges an Aufwand. Korrekturschleifen – teilweise mehrfach – sind in der Praxis eher die Regel.
  • Auftrag vergeben. An angeschlossene Dienstleister unproblematisch. Bei komplexen Bestellungen oder nachträglichen Kollisionen in der Mediaschaltung fallen zusätzliche Aufwände an.
  • Werbemittel produzieren und Medien schalten. Die Arbeitszeiten fallen bei den Dienstleistern an. Abgesehen von Prüfungen des Auftragsfortschritts – an dieser Stelle nicht thematisiert.
  • Eingehende Rechnungen prüfen. Die Rechnungen der Dienstleister sind inhaltlich vom Marketing freizugeben. Ggf. sind strittige Positionen abzuklären
  • Rechnungen anweisen. In der Regel einfache Weiterleitung der freigegebenen Rechnung an das Rechnungswesen.

Ausdrücklich nicht im Prozess enthalten sind Reklamationen, Rechnungsrückläufer und die in der Regel aufwendige Zuteilung von Werbekostenzuschüssen.

Kostentreiber in manuellen Prozessabläufen

Der oben skizzierte manuelle, nicht systemseitig unterstützte Prozess enthält folgende Probleme, die den zeitlichen Aufwand und damit die Kosten steigern:

  • Manuelle Fehler bei der Bearbeitung oder Eingabe
  • Schleifen wegen Suche nach Bildern und Logos, Nachfragen beim Absatzpartner oder Dienstleister und Korrekturen
  • Höhere Fehlerwahrscheinlichkeit aufgrund der Kommunikationsbrüche zwischen Systemen – E-Mail-Software, CRM-Systeme, Datenbank für Bilder und Logos, Warenwirtschaftssystem für Rechnungen
  • Fehlende Skalierbarkeit des Ablaufs. Der Output ist abhängig von der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit und der Dauer der einzelnen Durchläufe

Auswertungen zu den lokalen Marketingaktivitäten erfolgen zumeist über Abfragen bei den Dienstleistern oder internen Abteilungen wie Rechnungswesen. Dies und die Aufbereitung der Daten erweist sich in der Praxis als aufwendig und fehleranfällig.

Berechnung der Prozesskosten

marcapo hat in den vergangenen Jahren im Rahmen der Konzeption verschiedene Prozesskostenrechnungen erstellt. Vergleicht man die Aufwände von manuellen Prozessen bei der Bereitstellung von Marketingmaßnahmen für Absatzpartner, so ergeben sich folgende Aufwände:

  • Aufwände liegen minimal bei ca. 160 Minuten, maximal bei über 220 Minuten je Prozess.
  • Die Kosten liegen bei einem Kostensatz von € 40,00 / h  zwischen ca. 108 € und 148 €.

Diese Aufwände und Kosten sind mit der Anzahl der Durchläufe zu multiplizieren. Diese Anzahl ist der entscheidende Kostentreiber.

Auf der anderen Seite fallen bei der Konfiguration und dem Online-Stellen eines Werbemittels inklusive Tests und Projektmanagement einmalig – unabhängig von der Anzahl der Bestellabläufe – folgende Kosten an: Template-Bau, das Online-Stellen inklusive Testing und das Projektmanagement zusammen ab ca. 380€ – nach marcapo Kostensätzen.

Unser Tipp

Wenn es um die Optimierung von Prozessen mittels Marketing-Management Systemen geht, finden sich Entscheider oft mit einem Dilemma konfrontiert. Die Preise für die Einführung und den laufenden Betrieb lassen sich dem Angebot entnehmen. Welche Einsparungen durch die Integration/Umstellung entstehen, ist hingegen schwer zu ermitteln. Eine belastbare Grundlage für eine solide Pro-/Kontraentscheidung kann eine Berechnung der Prozesskosten liefern.

Sie können unser Datenblatt zum Thema „Prozesskosten“ und unser Whitepaper zur Prozesskostenrechnung kostenlos hier downloaden.

Fazit

Beim Einsatz eines Marketing-Service-Portals werden interne Aufwände auf die Technologie verlagert. Eine einmalig nach Vorgaben des Betreibers erstellte Schablone (Template) wird vom Absatzpartner nach seinen Wünschen adaptiert und freigegeben. Die Mediaschaltung nimmt er online über das Marketingportal vor. Zuschüsse werden am Produkt ausgewiesen und bei der Rechnungstellung sofort abgezogen.

Die zentrale Marketingabteilung nutzt die freigesetzten Kapazitäten für Führungsaufgaben wie Planung und Konzeption von Kampagnen und deren Steuerung auf Basis aktueller Reports.

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